C’è un momento strano che accade quando una startup inizia a crescere.
All’inizio, tutti lavorano da casa, dai bar, da spazi di lavoro condivisi, magari dal minuscolo appartamento di qualcuno con un Wi-Fi pessimo e una sedia che cigola ogni cinque secondi. Sembra frammentario ed eccitante.
Poi all’improvviso la squadra cresce.
Le chiamate si sovrappongono.
Le persone hanno bisogno di sale riunioni.
Qualcuno continua a dimenticarsi di disattivare l’audio.
E il tuo “flusso di lavoro incentrato sul remoto” diventa silenziosamente il caos.
Di solito è allora che i fondatori iniziano a pensare seriamente allo spazio ufficio.
E onestamente, trovare l’ufficio giusto per una startup è più difficile di quanto sembri. Perché non stai semplicemente scegliendo un edificio. Stai scegliendo il modo in cui il tuo team lavora, cresce, collabora e occasionalmente sopravvive insieme a lanci di prodotti stressanti.
Ci sono anche soldi in gioco. Moltissimo.
Quindi, prima di firmare il primo brillante contratto di locazione che vedete, vale la pena rallentare un po’.
Scopri di cosa hai realmente bisogno
Le startup spesso sopravvalutano presto le esigenze degli uffici.
I fondatori immaginano una rapida crescita, team giganteschi e spazi alla moda con insegne al neon sul muro che dicono cose come “HUSTLE HARDER” (per favore, non farlo).
Ma all’inizio la flessibilità conta più delle apparenze.
Fai prima domande pratiche:
- Quante persone devono effettivamente essere in ufficio?
- Sei ibrido o completamente di persona?
- I dipendenti hanno bisogno di aree di concentrazione tranquille?
- Quanto spesso visitano i clienti?
- Lo spazio per riunioni è importante?
- La squadra supererà rapidamente questo spazio?
Una startup di 20 persone non ha necessariamente bisogno di un ufficio enorme solo perché spera di assumere in modo aggressivo l’anno prossimo.
Lo spazio ufficio di avvio può diventare un’ancora finanziaria se si ridimensiona troppo presto.
Gli spazi di coworking hanno cambiato tutto
Dieci anni fa, le startup avevano principalmente due opzioni:
- locazioni costose
- o fondamentalmente lavorare nel garage di qualcuno
Ora gli spazi di coworking hanno riempito quella via di mezzo. E hanno senso per molte startup perché offrono:
- contratti flessibili
- servizi condivisi
- opportunità di rete
- minori costi iniziali
- infrastrutture pronte all’uso
Per le aziende in fase iniziale, evitare lunghi contratti di locazione commerciale può essere enorme. Soprattutto quando la crescita delle startup è imprevedibile. Un mese stai assumendo velocemente. Il mese successivo gli investitori parlano improvvisamente di “efficienza della pista” e tutti iniziano a sudare un po’. Il coworking dà respiro.
La posizione conta ancora
Anche nell’era del lavoro a distanza, la posizione del tuo ufficio può influenzare:
- reclutamento
- soddisfazione del pendolarismo
- percezione del cliente
- opportunità di rete
- cultura
Alcune startup traggono enormi benefici dalla vicinanza agli ecosistemi industriali.
Startup tecnologiche vicine poli di innovazione spesso costruiscono connessioni in modo naturale solo grazie alla sola vicinanza. Partnership, assunzioni, incontri con gli investitori, conversazioni casuali nei bar… tutto si somma nel tempo. Ma non sono più sempre necessarie nemmeno costose sedi centrali.
A volte una zona leggermente meno trendy con:
- parcheggio più facile
- affitto più basso
- spazio più grande
- migliori trasporti pubblici
…crea una migliore esperienza complessiva per i dipendenti. A nessuno manca di trascorrere 90 miserabili minuti ogni giorno facendo il pendolare.
Non ignorare il design dell’ufficio
Questa parte sembra superficiale finché non si sperimenta uno spazio di lavoro mal progettato.
Scarsa illuminazione, layout rumorosi e configurazioni scomode distruggono silenziosamente la produttività.
Il tuo ufficio di avvio non ha bisogno di tavoli da ping pong, scivoli interni o qualsiasi altra roba da cliché di avvio.
Ma dovrebbe supportare il modo in cui lavora la tua squadra.
Alcune cose importanti che le startup trascurano:
- luce naturale
- privacy acustica
- qualità dell’aria
- mobili ergonomici
- disponibilità sala riunioni
- affidabilità di Internet
Soprattutto l’affidabilità di Internet.
Niente uccide il morale più velocemente di tutti quelli che tengono staccati i telefoni perché la rete dell’ufficio è crollata di nuovo durante una chiamata da un investitore.
I termini del contratto di locazione contano più dell’affitto
Un ufficio economico può diventare costoso se i termini di locazione sono terribili.
Le startup dovrebbero prestare molta attenzione a:
- durata del contratto di locazione
- rompere le clausole
- l’affitto aumenta
- responsabilità di allestimento
- obblighi di mantenimento
- flessibilità di espansione
Le locazioni commerciali sono molto diverse dagli affitti residenziali. Spesso vengono negoziati anche pesantemente.
E molti fondatori firmano accordi troppo in fretta perché sono entusiasti di “avere finalmente un ufficio”. Quell’entusiasmo svanisce rapidamente se sei intrappolato in un contratto di locazione di cinque anni durante il ridimensionamento.
Gli avvocati costano soldi in anticipo, certo. Ma i cattivi contratti di locazione costano molto di più in seguito.
Il lavoro ibrido ha cambiato le priorità dell’ufficio
Molte startup non hanno più bisogno di scrivanie fisse per ogni dipendente. Ciò ha cambiato completamente la pianificazione dell’ufficio.
Ora le aziende stanno dando priorità a:
- zone di collaborazione
- posti a sedere flessibili
- spazi di incontro
- aree sociali
- configurazioni di hot desking
L’ufficio si è focalizzato meno su “dove avviene il lavoro” e più su:
- cultura
- lavoro di squadra
- creatività
- connessione
In realtà è più salutare in molti modi.
In ogni caso, costringere le persone a entrare negli uffici solo per sedersi in silenzio durante le chiamate Zoom tutto il giorno non ha mai avuto molto senso.
Budget per i costi nascosti
L’affitto è solo una parte della spesa.
Le startup sottovalutano regolarmente:
- utilità
- Internet
- pulizia
- sicurezza
- mobilia
- assicurazione
- allestimenti
- manutenzione
- forniture per ufficio
- parcheggio
Tali costi si accumulano rapidamente.
Anche i piccoli dettagli contano alla fine. In alcuni uffici, le sole macchine da caffè diventano in qualche modo dei buchi neri finanziari.
E una volta che i team si sono abituati a determinati vantaggi, rimuoverli in seguito diventa imbarazzante.
Perché l’assicurazione è importante in anticipo
Questa è la parte che i fondatori a volte ignorano perché sembra noiosa.
Finché qualcosa non va storto.
Gli spazi ufficio comportano rischi:
- furto
- fuoco
- danni causati dall’acqua
- vandalismo
- danni all’apparecchiatura
- pretese di responsabilità
E le startup di solito fanno molto affidamento su tecnologie costose. Laptop, server, monitor, apparecchiature di rete… sostituire tutto ciò all’improvviso può essere brutale dal punto di vista finanziario.
Ecco perché ottenere il diritto assicurazione sulla proprietà commerciale sul posto conta fin dall’inizio.
Una buona copertura aiuta a proteggere:
- contenuti dell’ufficio
- attrezzature aziendali
- locali fisici
- inventario
- interruzione delle operazioni
Alcuni proprietari richiedono anche una certa copertura assicurativa prima della conclusione dei contratti di locazione.
L’importante è assicurarsi che la copertura corrisponda effettivamente ai rischi aziendali. Una piccola startup di consulenza e un’azienda di hardware che immagazzina apparecchiature costose hanno livelli di esposizione completamente diversi.
E onestamente, molti fondatori non si rendono conto che esistono delle lacune finché non hanno bisogno di presentare un reclamo.
Pensa attentamente alla crescita futura
Ogni startup sogna di crescere rapidamente.
Ma la pianificazione degli spazi per uffici delle startup dovrebbe bilanciare l’ottimismo con il realismo.
Un buon startup office solitamente consente:
- qualche espansione
- flessibilità del layout
- infrastruttura scalabile
- disposizione dei posti a sedere adattabile
Senza vincolare l’azienda a massicci impegni a lungo termine.
In ogni caso, la crescita avviene raramente in linee rette perfette.
A volte le startup raddoppiano rapidamente le loro dimensioni.
A volte il blocco delle assunzioni avviene inaspettatamente.
A volte il lavoro a distanza si espande in modo naturale.
La flessibilità conta più che cercare di prevedere perfettamente il futuro.
La cultura avviene anche negli spazi fisici
Le persone sottovalutano quanto gli uffici influenzino la cultura.
L’ambiente modella:
- comunicazione
- collaborazione
- morale
- energia
- relazioni
Un ufficio attento può far sentire i team connessi.
Un cattivo ufficio può creare silenziosamente frustrazione ogni giorno.
Anche le piccole cose contano:
- se le persone riescono a concentrarsi
- se le riunioni interrompono costantemente il lavoro
- se lo spazio sembra accogliente
- se i dipendenti vogliono effettivamente essere lì
Perché nessuna quantità di branding di startup può compensare un ufficio che tutti segretamente odiano.
Considerazioni finali
Trovare uno spazio per uffici per la tua startup non è solo una decisione immobiliare.
È una decisione di strategia aziendale.
L’ufficio giusto dovrebbe supportare:
- produttività
- collaborazione
- flessibilità
- sostenibilità finanziaria
- cultura aziendale
Senza drenare inutilmente risorse.
E mentre gli spazi appariscenti possono sembrare impressionanti sui social media, le startup di maggior successo traggono maggiori benefici da ambienti pratici e adattabili che si adattano effettivamente al modo in cui lavorano i loro team.
Inizia in modo semplice se necessario.
Rimani flessibile ove possibile.
Leggi attentamente i termini del contratto di locazione.
E non tralasciare tutele importanti come l’assicurazione solo perché sembrano meno entusiasmanti della progettazione di un ufficio.
Perché il miglior ufficio per startup di solito non è quello più elegante.
È quello che aiuta l’azienda a crescere senza creare problemi in seguito.
