Dire di meno: quando più parole significano meno impatto

Il mio editore ha recentemente letto un capitolo del nuovo libro a cui sto lavorando e ha offerto un feedback inaspettato e mirato: stavo spiegando troppo. Troppi esempi. Troppe giustificazioni e troppa convinzione.

Mi ha colto di sorpresa e mi ha fatto riflettere. Le mie intenzioni erano buone: volevo che ogni lettore seguisse, comprendesse appieno, accettasse e si sentisse supportato dal materiale. Ma cercando di non lasciare nulla al caso, non ho lasciato spazio al lettore. Il messaggio centrale si stava perdendo nello sforzo, ben intenzionato ma eccessivo, di trasmetterlo.

E da qualche parte in quel momento, ho pensato che anche i leader lo facessero ogni giorno.

C’è una frase che circola, soprattutto tra le generazioni più giovani, che cattura perfettamente questo concetto. È “dire di meno”. Utilizzato come risposta quando qualcuno esprime un punto così bene che aggiungere qualcosa non farebbe altro che diluirlo, “dire di meno” è una scorciatoia culturale per: “Ho capito. Non è necessario convincermi ulteriormente”. È una goccia di microfono mascherata da due parole.

I leader potrebbero imparare molto da questo.

Le spiegazioni eccessive raramente nascono dall’arroganza. Più frequentemente deriva dalla cura. I leader che spiegano eccessivamente cercano di essere d’aiuto, cercano di garantire la comprensione, cercano di fare la cosa giusta nei confronti delle persone che guidano. L’intenzione è generosa. Purtroppo l’effetto è opposto.

Un perfetto esempio di ciò è un leader con cui ho lavorato di recente che si è impegnato a fornire ottimi feedback. Aveva imparato che la specificità conta, quindi è arrivato preparato. Osservazione dopo osservazione, ognuna costruita con cura, ognuna dettagliata e fondata. Quando la sua dipendente riuscì finalmente a dire una parola, si sentì sopraffatta. Non sviluppato. Non supportato. Sopraffatto. Il leader ha ottenuto il risultato opposto al suo obiettivo e ha lasciato il suo dipendente meno coinvolto rispetto a quando è iniziata la conversazione.

Troppo spesso – con le migliori intenzioni – i leader sopraffanno gli altri con più del necessario. E comporta un costo elevato in termini di attenzione. Nell’ambiente di lavoro odierno, frammentato, distratto e sovraccarico, l’attenzione è una risorsa preziosa (e in declino). I leader hanno un numero finito di opportunità per essere ascoltati. Spiega troppo abbastanza volte e le persone imparano ad aspettare la versione che conta davvero. Li hai addestrati a distrarsi.

Ma c’è un altro costo altrettanto dannoso: la tua credibilità. Quando i leader spiegano in modo eccessivo, segnalano inavvertitamente che non si fidano del tutto della propria autorità o della capacità del loro pubblico di riceverla. Le parole in più non aggiungono peso. In realtà lo sottraggono.

L’antidoto non è trattenere. Non significa essere brusco o lasciare le persone senza il contesto di cui hanno bisogno. Significa avere abbastanza fiducia in te stesso per chiarire il punto e poi fermarsi. Ed è sufficiente rispettare il tuo pubblico per far arrivare il messaggio.

Vuoi scambiare di più con meno quando si tratta della tua comunicazione. Prova queste tre strategie.

• Chiarisci il tuo obiettivo prima di aprire bocca o premere Invia. Troppo spesso i leader iniziano a parlare o a scrivere sperando che l’atto di comunicare crei chiarezza. Non lo farà. Gli altri non hanno bisogno di un posto in prima fila nel tuo processo di pensiero: hanno bisogno della conclusione che produce. Quando sai esattamente cosa stai cercando di ottenere, modifichi naturalmente. La chiarezza crea economia.
• Prestare attenzione ai segnali. Occhi vitrei durante una riunione. E-mail che non ricevono risposte. Queste non sono solo distrazioni o sviste: sono feedback. Le persone ti stanno dicendo qualcosa. Ascolta e calibra di conseguenza.
• Fidati delle lacune. Il silenzio dopo aver espresso un punto non è un problema da riempire. È dove si acquisisce il senso e avviene la comprensione. Rimani presente e disponibile, ma resisti alla tentazione di affrettarti con più parole quando ciò di cui le persone hanno bisogno è più spazio di elaborazione.

Sia nella scrittura, nella conversazione o nella leadership, i migliori comunicatori sanno istintivamente che ciò che tralasci è potente quanto ciò che inserisci. Abbi fiducia nel tuo pubblico. Esprimi il tuo punto. Allora fermati perché la cosa più efficace che puoi fare per la tua comunicazione non è fare di più. È dire di meno.

Le opinioni espresse dai contributori di SmartBrief sono le loro.

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