I leader oggi operano in ambienti definiti da un cambiamento costante. Le priorità cambiano, i ruoli evolvono e ci si aspetta che i team si muovano rapidamente, spesso con informazioni incomplete. Sebbene i leader non possano eliminare l’incertezza dal mondo che circonda le loro organizzazioni, possono ridurre l’incertezza all’interno dei loro team.
Uno dei modi più importanti in cui lo fanno è rendere chiare le aspettative. Quando le aspettative sono visibili e comprese, le persone sanno che aspetto ha il successo e la fiducia cresce.
Quando le aspettative rimangono implicite o parzialmente dichiarate, le persone naturalmente colmano da sole le lacune. Si basano sull’esperienza e su ipotesi sulle priorità o su ciò che ha funzionato prima. Vanno avanti in buona fede, investendo tempo ed energie in ciò che credono sia necessario.
Quando poi il risultato non è all’altezza delle aspettative, la frustrazione cresce. Ma dietro quella frustrazione c’è qualcosa di più profondo: l’incertezza. Le persone iniziano a chiedersi se comprendono veramente cosa ci si aspetta da loro e se possono soddisfare in modo affidabile tali aspettative in futuro. Nel corso del tempo, tale incertezza indebolisce la collaborazione ed erode la fiducia.
Nella nostra ricerca e pratica organizzativa degli ultimi 30 anni, abbiamo costantemente osservato che quando i leader gestiscono le aspettative, creano importanti punti di riferimento per l’allineamento. Aspettative chiare stabiliscono accordi condivisi su ciò che conta di più e su come verrà valutato il successo. Quando i leader rendono visibili le aspettative, danno ai loro team orientamento e stabilità, anche se le circostanze continuano ad evolversi.
Rendi esplicite le aspettative
Le aspettative chiare vanno ben oltre l’assegnazione di un compito o la fissazione di una scadenza. I leader devono anche comunicare il risultato che stanno cercando di ottenere e ciò che conta di più nella situazione.
Ciò potrebbe includere il chiarimento:
- l’esito o il risultato ricercato
- priorità come velocità, qualità o collaborazione
- vincoli o compromessi che possono influenzare le decisioni
- il livello di autonomia o coordinamento atteso
Senza questo contesto, le persone interpretano la direzione attraverso la propria lente.
Ad esempio, un leader può chiedere a un team di preparare una proposta per una nuova iniziativa. I membri del team investono tempo nello sviluppo di soluzioni e raccomandazioni dettagliate. Quando la proposta viene presentata, però, il leader è insoddisfatto. Ciò che volevano veramente era un concetto in fase iniziale da testare con le parti interessate prima che fosse svolto un lavoro significativo.
Nessuno ha ignorato l’aspettativa. L’aspettativa semplicemente non è mai stata completamente definita e compresa.
Quando i leader si prendono del tempo per rendere esplicite le aspettative, aiutano le persone ad affrontare l’ambiguità con maggiore sicurezza. La chiarezza fornisce una direzione sufficiente affinché le persone possano andare avanti, anche quando il percorso da percorrere è ancora in fase di sviluppo.
Confermare la comprensione condivisa
L’esperienza condivisa può creare l’illusione dell’allineamento. I leader possono presumere che le aspettative siano ovvie o credere che le persone capaci faranno domande se qualcosa non è chiaro.
In realtà, molte persone esitano a farlo. In ambienti in rapido movimento, potrebbero preoccuparsi di rallentare il progresso, apparire disinformati o addirittura incapaci. Di conseguenza, procedono in base alla propria interpretazione.
La fiducia si rafforza quando i leader trattano la chiarezza come qualcosa da creare insieme.
Invece di chiedere: “Qualche domanda?” – che spesso pone fine alla conversazione – i leader possono invitare alla riflessione:
- “Prima di iniziare, cosa senti che conta di più qui?”
- “Come pensi di affrontare questa cosa?”
- “Quali sfide o vincoli vedi?”
Queste domande incoraggiano le persone ad esprimere tempestivamente la propria comprensione e a far emergere le preoccupazioni.
Altrettanto importante, i leader agiscono pensando agli altri. Cercano di capire di cosa hanno bisogno le persone per avere successo e quanto si sentono sicure nel soddisfare le aspettative. Porre domande del tipo: “Quale supporto sarebbe utile?” o “La tempistica è realistica date le tue altre priorità?” rafforza il partenariato e rafforza l’allineamento.
Rinegoziare le aspettative man mano che le condizioni evolvono
Anche quando le aspettative iniziano chiaramente, le circostanze spesso cambiano. L’ambito si espande. Le priorità cambiano. Emergono nuovi vincoli.
Quando questi cambiamenti non vengono affrontati, le persone continuano a lavorare su ipotesi obsolete, andando gradualmente fuori allineamento.
La rinegoziazione delle aspettative non è un segno che la pianificazione sia fallita. È una parte normale del lavoro in ambienti dinamici e spesso alimenta una maggiore collaborazione e connessione.
Quando le persone riconoscono che le aspettative potrebbero non essere più realistiche, avviare tempestivamente la conversazione dimostra la loro responsabilità. Allo stesso modo, i leader rafforzano la fiducia quando effettuano il check-in, fanno domande sulle sfide emergenti e adeguano le aspettative quando le condizioni cambiano.
La rinegoziazione sostituisce la delusione con il dialogo. Mantiene i team allineati a ciò che conta ora piuttosto che a ciò che contava quando le aspettative furono stabilite per la prima volta.
La chiarezza crea fiducia
Gestire le aspettative è uno dei modi più trascurati con cui i leader creano fiducia. Aspettative chiare stabiliscono accordi condivisi su ciò che conta di più e su come andrà avanti il lavoro.
Quando i leader chiariscono costantemente le aspettative, confermano la comprensione e le rivisitano man mano che le circostanze evolvono, creano più che un semplice allineamento. Creano un modello di comportamento di leadership su cui le persone possono fare affidamento e di cui fidarsi.
In ambienti caratterizzati da una costante interruzione, le persone hanno ancora bisogno di punti di riferimento per andare avanti con fiducia.
Rendendo visibili le aspettative e agendo pensando agli altri, i leader forniscono quell’ancora. E in tempi incerti, la chiarezza non è solo utile: è una responsabilità della leadership costruire e sostenere la fiducia.
Le opinioni espresse dai contributori di SmartBrief sono le loro.
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