Una nuova ricerca mostra che ogni giorno negli Stati Uniti si svolgono 11 milioni di riunioni. In media, trascorriamo il 28% del nostro tempo lavorativo in riunioni. (Vedere di più su questi dati qui.) Per molti di noi, è molto più di questo: questa settimana trascorrerò oltre il 50% delle mie ore nelle riunioni; la prossima settimana sarà ancora di più.
Gli argomenti di questi numerosi incontri sono spesso nelle nostre competenze professionali: sappiamo come discutere strategie di vendita, condividere numeri di fatturato o pianificare uno sforzo di cambiamento.
Quello che non sappiamo è come condurre una riunione.
Questa mancanza di formazione si manifesta nelle lamentele fin troppo familiari:
- Questo incontro avrebbe potuto essere un’e-mail.
- La discussione è decentrata e non siamo mai andati oltre il primo punto all’ordine del giorno.
- Quale ordine del giorno?
- Qualcuno prendeva appunti? Avremo bisogno di un altro incontro per ricordare ciò che abbiamo deciso nell’ultimo.
- Questa è stata una perdita di tempo.
Circa un anno fa, io e i miei colleghi abbiamo iniziato a condividere i nostri migliori suggerimenti per facilitare le riunioni con i partecipanti ai programmi di sviluppo della leadership che facilitiamo. All’inizio temevamo che queste idee fossero troppo basilari, ma abbiamo osservato dirigenti senior, con la parola “capo” nel titolo, scarabocchiare appunti mentre attraversavamo questi principi.
Abbiamo anche osservato gli inizi della carriera e i leader emergenti tirare un sospiro di sollievo mentre condividevamo queste idee. “Finalmente”, sembrano dire, “qualcuno dà un nome a ciò di cui abbiamo bisogno per rendere le nostre riunioni più produttive”.
La necessità di soddisfare l’igiene
Garantire che i tuoi team siano il più produttivi, efficienti e significativi possibile richiede forti risorse incontro all’igiene.
Uso la parola ‘igiene’ intenzionalmente. Una buona igiene è una pratica quotidiana: non ci laviamo i denti una volta e poi diamo per scontato di aver finito per un anno. Dobbiamo essere coerenti nei nostri sforzi. Allo stesso tempo, una volta che questi sforzi diventano routine, non richiedono gran parte della nostra larghezza di banda mentale per realizzarli. L’abitudine è formata.
L’igiene delle riunioni funziona allo stesso modo. Dobbiamo seguire quotidianamente le pratiche igieniche essenziali per vedere i risultati. Ma una volta acquisita l’abitudine, è richiesto poco sforzo mentale. I processi avvengono in modo naturale, con il minimo sforzo percepito.
7 consigli per ottenere il massimo dalle tue riunioni
Esistono sette pratiche essenziali per condurre una riunione significativa.
#1: Chiarire lo scopo dell’incontro: aggiornare, discutere e allinearsi, decidere
Per prima cosa devi sapere Perché ti stai incontrando. Sei lì per aggiornare i membri del team? Discutere le possibilità e allinearsi sui passi successivi oppure prendere una decisione?
Nelle riunioni più lunghe, come una riunione di squadra bisettimanale, lo scopo può spostarsi da un segmento all’altro. Ma l’intento dovrebbe essere sempre chiaro. Quando l’intento non è chiaro, gli aggiornamenti informativi si trasformano in dibattiti.
La tabella seguente può aiutarti a determinare il tipo di riunione ed evitare alcune delle insidie comuni di ciascuno.
| Tipo di riunione | Meglio quando è necessario… | Non dimenticare | Insidie comuni |
| Aggiornamento | Informa rapidamente le persone | Sii conciso, usa immagini | Potrebbe essere stata un’e-mail |
| Discussione e allineamento | Raccogli prospettive, esplora idee, collabora | Facilitare e inquadrare la conversazione | Deriva e devoluzione |
| Decisione | Scegli tra le opzioni | Condividi contesto e criteri in anticipo | Mancanza di preparazione, assenza di processo decisionale ed evitamento delle decisioni |
N. 2: impostazione predefinita per un minor numero di riunioni più brevi
Le riunioni sono necessarie: spesso rappresentano il modo più efficace per garantire che tutti siano informati, le idee siano attentamente valutate e le decisioni siano condivise ed eseguite. Ma le riunioni non dovrebbero occupare così tanto tempo da non avere spazio per eseguire il lavoro.
Per ridurre al minimo le riunioni, imposta per impostazione predefinita periodi più brevi e con meno tempo.
- Considera riunioni giornaliere di 10 minuti invece di riunioni più lunghe (o una serie di e-mail).
- Pianifica riunioni per 25, 50 o 75 minuti anziché 30, 60 o 90. Ciò concede tempo per pause biologiche e (soprattutto) condivisione di informazioni con coloro che non erano presenti alla riunione.
- Valuta la giusta frequenza: la riunione settimanale potrebbe essere bisettimanale? L’incontro mensile potrebbe essere trimestrale?
- Onora il tempo che hai riservato. Presentarsi in orario e finire in orario.
- Rivedi trimestralmente le tue riunioni ricorrenti: ne hai ancora bisogno? Possono essere più brevi o meno frequenti?
#3: Avere un programma chiaro, condiviso in anticipo
Recentemente un cliente di coaching si è lamentato di non sapere mai cosa dire durante le riunioni. Mentre esploravamo la sua preoccupazione, la sfida divenne chiara: l’ordine del giorno non era stato condiviso in anticipo, quindi non aveva tempo per raccogliere i suoi pensieri. Questo cliente ha richiesto che i suoi colleghi condividessero gli argomenti in anticipo e lo hanno fatto. All’incontro successivo si è sentita più preparata e in grado di parlare.
Questo è il motivo per cui vogliamo programmi chiari: dare alle persone il tempo di prepararsi in modo che possano portare le loro idee migliori invece di dover rispondere “a braccio”.
Gli ordini del giorno chiari offrono anche l’opportunità di considerare le priorità: cosa richiede realmente la considerazione del gruppo e cosa potrebbe essere un’e-mail?
# 4: Limita i partecipanti E migliorare la condivisione delle informazioni prima e dopo la riunione
In molte organizzazioni, partecipare a una riunione è uno status symbol. Ma questo status ha un costo: la produttività del team. Quando possibile, lascia che un individuo rappresenti il team o il dipartimento, quindi migliora la comunicazione pre e post riunione in modo che il rappresentante si presenti preparato a sostenere secondo necessità e possa anche condividere gli aggiornamenti della riunione in seguito.
In generale, se non stai guidando, rappresentando o imparando in una riunione, dovresti lasciarla.
# 5: Avere una chiusura chiara
Non terminare mai una riunione senza rivedere Chi dovrebbe fare Che cosa di Quando. Queste cinque domande aiuteranno la tua squadra a chiudere bene:
- Rivediamo le nostre decisioni.
- Chi è responsabile di ogni passo successivo?
- Quando è dovuto?
- Cosa deve succedere prima di incontrarci di nuovo?
- Come dovremmo prepararci per il nostro prossimo incontro?
Assicurati che la comunicazione delle decisioni e degli aggiornamenti faccia parte del tuo piano “ciò che deve accadere”.
# 6: Rendi sicuro parlare
Le riunioni, soprattutto quelle di discussione e decisione, sono efficaci solo se le persone si sentono libere di condividere preoccupazioni, sollevare idee e porre domande. Se l’energia dei tuoi incontri si sta esaurendo, il problema potrebbe essere la mancanza di sicurezza psicologica.
Gestire una sessione rossa, in cui qualcuno interpreta l’avvocato del diavolo, può aiutare gli altri a sentirsi liberi di parlare. (Trovi altri suggerimenti qui.)
Una cosa di cui i partecipanti dovrebbero sempre sentirsi liberi di parlare è la riunione stessa. Dai il permesso al team: “Se mai questo incontro ti sembra una perdita di tempo, fammelo sapere”.
#7: Sii un membro modello del team
Infine, in qualità di leader della riunione, devi modellare comportamenti eccezionali del team.
- Sappi che se non vieni preparato tu, nessun altro lo farà.
- Se una persona inizia a fare multitasking, tutti inizieranno a fare multitasking.
- Sii consapevole delle dinamiche e del tono del potere. Ciò che dice la persona con più potere ha un peso sproporzionato nella stanza. Sii consapevole del detto: “Un gatto è un leone per un topo” e modella un dialogo ponderato.
Controlla la gestione delle riunioni
Se dedicherai quasi un terzo del tuo tempo alle riunioni, sfrutta al massimo quei minuti. Queste migliori pratiche funzionano. Ho visto la produttività del team trasformarsi man mano che le abitudini diventavano parte del modo in cui funziona il team.
Prenditi del tempo per valutare le tue riunioni regolari oggi.
Per le riunioni che conduci, agisci il prima possibile. Condividi questo articolo con gli altri partecipanti alla riunione e invita i feedback nella tua prossima riunione. Insieme, create un elenco “stop, start, continue” per la riunione e mettetelo immediatamente in pratica.
Per le riunioni che non conduci, considera il singolo cambiamento che avrebbe un impatto maggiore sulla produttività e sul funzionamento della riunione. Suggerisci educatamente l’idea al leader della riunione e offriti volontario per aiutare a implementare il nuovo approccio.
Se lo fai per ogni riunione regolare del tuo programma, l’igiene della riunione migliorerà e, nel tempo, i nuovi approcci richiederanno poco sforzo per essere mantenuti.
Le opinioni espresse dai contributori di SmartBrief sono le loro.
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